Cuando una empresa contrata a otra para realizar trabajos en sus instalaciones, debe gestionar una serie de documentos para cumplir con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
Pero ¿qué documentos son obligatorios y cuáles dependen de cada actividad? En esta guía repasamos qué documentación CAE se necesita, quién debe aportarla y cómo mantenerla actualizada.
¿Qué es la documentación CAE?
La documentación CAE es el conjunto de documentos e información que intercambian las empresas para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y acreditar el cumplimiento de los requisitos que les corresponden en materia de prevención de riesgos laborales.
Cuando trabajadores de distintas empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, sus actividades pueden generar riesgos para los demás. Por eso, las empresas deben compartir información sobre esos riesgos, las medidas preventivas y las instrucciones necesarias para trabajar de forma segura.
Parte de ese intercambio se realiza mediante documentos, sin embargo, la CAE no consiste únicamente en recopilar documentos. También implica informar, establecer medidas de coordinación y comprobar que éstas se cumplen durante los trabajos.
¿Existe una lista de documentación CAE obligatoria?
No existe una lista única de documentos CAE obligatorios para todas las empresas. La documentación que debe solicitarse depende de la actividad, los riesgos, el tipo de empresa y las obligaciones que correspondan a cada una.
La normativa principal, recogida en el artículo 24 de la Ley 31/1995 y desarrollada por el Real Decreto 171/2004, solo establece las obligaciones de coordinación, información y vigilancia.
Por eso, antes de solicitar documentación, conviene comprobar:
- Qué actividad se realizará: no presenta los mismos riesgos una tarea administrativa que un trabajo de mantenimiento eléctrico.
- Dónde se desarrollará: una oficina, una fábrica, una obra o una instalación industrial pueden tener requisitos distintos.
- Quién participa: empresa contratista, subcontratista o trabajador autónomo.
- Qué trabajadores y equipos intervendrán: algunos puestos, máquinas o actividades requieren formación, autorizaciones o comprobaciones específicas.
La clave está en solicitar los documentos necesarios para cada trabajo, evitando tanto la falta de información como las peticiones que no corresponden.
¿Qué documentos CAE se solicitan habitualmente?
Los documentos CAE suelen organizarse en tres grupos: documentación de empresa, trabajadores y recursos materiales.
La siguiente lista recoge los documentos más habituales, pero no significa que todos sean obligatorios en cualquier situación, ya que algunos responden a obligaciones legales concretas y otros dependen de los riesgos, la actividad o los requisitos del contrato.
Documentación CAE de empresa
Permite identificar a la empresa contratista o subcontratista y comprobar determinados aspectos relacionados con su actividad, sus obligaciones preventivas y su situación administrativa.
| Documento | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Evaluación de riesgos laborales | Identifica los riesgos asociados a la actividad y las medidas necesarias para prevenirlos. |
| Planificación de la actividad preventiva | Recoge las medidas que la empresa debe aplicar para controlar los riesgos identificados. |
| Acreditación de la modalidad preventiva | Permite comprobar cómo tiene organizada la empresa la prevención de riesgos laborales. |
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Acredita la situación de la empresa respecto a sus obligaciones con la Seguridad Social. |
| Certificado de estar al corriente con Hacienda | Acredita el cumplimiento de determinadas obligaciones tributarias. |
| Seguro de responsabilidad civil | Permite comprobar la existencia y cobertura del seguro cuando corresponda. |
No todos estos documentos se solicitan por una obligación específica de CAE. Algunos responden a requisitos laborales, fiscales, sectoriales o contractuales, o se solicitan para comprobar el cumplimiento de obligaciones que pueden generar responsabilidad subsidiaria para la empresa que contrata. Por ejemplo, el certificado de Hacienda no es un documento preventivo. Sin embargo, puede solicitarse para limitar la responsabilidad subsidiaria por determinadas deudas tributarias cuando se contratan o subcontratan obras o servicios correspondientes a la actividad económica principal de la empresa.
Documentación CAE de trabajadores
Esta documentación permite comprobar que los trabajadores que van a realizar una actividad cumplen los requisitos preventivos relacionados con su puesto.
Los documentos más habituales son:
| Documento | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Formación en PRL | Acredita que el trabajador ha recibido la formación preventiva necesaria para las tareas que va a realizar. |
| Información sobre riesgos laborales | Permite acreditar que conoce los riesgos de su puesto y las medidas de prevención correspondientes. |
| Aptitud médica | Acredita, cuando corresponde, la aptitud del trabajador para desempeñar su puesto. |
| Entrega de equipos de protección individual (EPI) | Acredita la entrega de los equipos necesarios para realizar determinados trabajos. |
| Autorizaciones específicas | Pueden ser necesarias para utilizar determinados equipos o realizar actividades que requieren una autorización empresarial. |
| Documentación de alta y situación laboral | Puede solicitarse cuando exista una obligación legal o una necesidad de comprobación justificada. |
Esta documentación debe ajustarse al trabajo concreto. Por ejemplo, un trabajador que utiliza una plataforma elevadora puede necesitar formación específica y autorización para manejarla. Esos requisitos no tienen por qué coincidir con los de una persona que realiza tareas de limpieza en oficinas.
Documentación CAE de trabajadores autónomos
Los trabajadores autónomos también pueden tener obligaciones de coordinación de actividades empresariales, aunque no se les deben exigir automáticamente los mismos documentos que a una empresa con trabajadores contratados. Cuando un autónomo trabaja en un centro donde coinciden otras empresas, debe cumplir las obligaciones de cooperación e intercambio de información preventiva que le correspondan.
Según su actividad, pueden solicitarse documentos como:
- Información sobre los riesgos que genera su trabajo.
- Formación o acreditaciones específicas necesarias para determinadas actividades.
- Documentación de maquinaria y equipos utilizados.
- Autorizaciones y requisitos profesionales exigibles.
- Documentación administrativa o seguros, cuando corresponda.
Por ejemplo, un autónomo que realiza trabajos eléctricos puede necesitar acreditar una cualificación específica. Sin embargo, si no tiene trabajadores a su cargo, no corresponde exigirle documentación preventiva propia de una plantilla que no existe.
Puedes ampliar esta información en nuestra guía sobre autónomos y CAE.
Documentación CAE de recursos materiales
Los recursos materiales incluyen la maquinaria, los equipos de trabajo y los vehículos que las empresas utilizan para realizar sus actividades, y cuando una empresa emplea estos recursos en las instalaciones de otra, puede ser necesario aportar documentación que acredite que cumplen los requisitos de seguridad correspondientes.
Maquinaria y equipos de trabajo
Entre los documentos habituales se encuentran:
- Declaración CE o UE de conformidad, cuando corresponda.
- Manual de instrucciones del fabricante.
- Registros de mantenimiento y revisiones.
- Inspecciones reglamentarias, cuando sean exigibles.
Por ejemplo, una empresa que utiliza una plataforma elevadora debe comprobar que el equipo reúne las condiciones de seguridad necesarias y que sus trabajadores pueden utilizarlo correctamente.
Vehículos
Cuando se utilizan vehículos para desarrollar los trabajos, pueden solicitarse documentos como:
- Permiso de circulación.
- Ficha técnica del vehículo.
- Inspección Técnica de Vehículos (ITV) en vigor.
- Acreditación del seguro obligatorio.
- Permisos de conducción y autorizaciones específicas del conductor, según el vehículo y la actividad.
No todos estos documentos son obligatorios en cualquier proceso CAE. Su solicitud depende del tipo de maquinaria, equipo o vehículo y de los trabajos que se van a realizar.
¿Qué documentación CAE se necesita en obras de construcción?
En las obras de construcción existen requisitos documentales específicos, además de las obligaciones generales de coordinación.
El Real Decreto 1627/1997 establece disposiciones de seguridad y salud para las obras, mientras que la Ley 32/2006 regula determinados aspectos de la subcontratación.
Entre los documentos y requisitos que pueden intervenir destacan:
- Plan de Seguridad y Salud: el contratista debe elaborarlo en las obras con proyecto cuando corresponda, y debe aprobarse antes del inicio de los trabajos.
- Inscripción en el REA: exigida a las empresas contratistas y subcontratistas incluidas en el ámbito de aplicación de la normativa de subcontratación.
- Libro de Subcontratación: obligatorio en las obras sujetas a los requisitos establecidos por la Ley 32/2006.
- Formación preventiva específica: los trabajadores deben contar con la formación que corresponda a su actividad y al convenio aplicable.
También pueden existir otros documentos relacionados con la organización preventiva y las características de la obra.
Por eso, la documentación CAE en construcción debe adaptarse a cada obra, a las empresas participantes y a las tareas que van a desarrollar.
¿Quién debe solicitar y aportar la documentación CAE?
Todas las empresas que participan en la coordinación tienen obligaciones, pero no todas deben solicitar o aportar la misma información.
El Real Decreto 171/2004 distingue tres figuras principales:
| Figura | ¿Qué debe hacer? |
|---|---|
| Empresas y autónomos concurrentes | Informar sobre los riesgos que sus actividades pueden generar para otras empresas y cooperar en la coordinación. |
| Empresario titular | Informar sobre los riesgos propios del centro, las medidas preventivas y las medidas de emergencia. Cuando tiene trabajadores en el centro, también debe dar las instrucciones que correspondan. |
| Empresario principal | Además de las obligaciones que le correspondan, debe vigilar el cumplimiento preventivo de contratistas y subcontratistas de su propia actividad que trabajan en su centro. |
Por ejemplo, una empresa industrial que contrata a otra para realizar trabajos de mantenimiento puede tener que solicitar acreditaciones preventivas y facilitar información sobre los riesgos de sus instalaciones. La empresa de mantenimiento, por su parte, debe aportar la información que le corresponda y comunicar los riesgos que sus trabajos puedan generar.
Puedes consultar nuestro artículo las diferencias entre empresario titular y empresario principal para conocer las obligaciones de cada figura.
¿Cada cuánto debe actualizarse la documentación CAE?
No existe un plazo único para actualizar todos los documentos CAE. Cada documento tiene una vigencia o unas condiciones de actualización diferentes. Algunos cuentan con una fecha de caducidad concreta. Otros deben revisarse cuando cambian las circunstancias que justificaron su elaboración.
Por ejemplo:
- Seguros: deben mantenerse vigentes y actualizarse según las fechas de cobertura.
- Formación preventiva: debe actualizarse cuando sea necesario, especialmente ante cambios en las funciones, equipos o riesgos.
- Evaluación de riesgos: debe revisarse cuando cambian las condiciones de trabajo o se producen otras circunstancias que obligan a actualizarla.
- ITV e inspecciones: deben renovarse según los plazos reglamentarios.
Además, ten en cuenta que una empresa puede establecer revisiones periódicas para comprobar que la documentación sigue siendo válida. A pesar de ello, lo importante es controlar tanto las fechas de vencimiento como los cambios que obligan a revisar un documento.
¿Cómo gestionar la documentación CAE fácilmente?
Gestionar la documentación CAE implica solicitar, revisar y mantener actualizados los documentos de empresas, trabajadores y recursos materiales. Cuando aumenta el número de contratistas, hacerlo mediante correos electrónicos, hojas de cálculo y carpetas puede resultar complicado.
Para facilitar esta gestión, es recomendable:
- Definir los requisitos documentales según la empresa, la actividad y los riesgos.
- Organizar y revisar la documentación para comprobar que cumple los requisitos establecidos.
- Controlar los vencimientos y solicitar las actualizaciones necesarias.
- Conservar un registro de los documentos, revisiones y comunicaciones realizadas.
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Preguntas frecuentes sobre documentación CAE
¿Qué es la CAE?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas y trabajadores autónomos cuando coinciden en un mismo centro de trabajo para prevenir los riesgos que pueden generar sus actividades.
¿Cuál es la normativa de la CAE?
La normativa principal relativa a la CAE está recogida en el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004.
¿Cuál es la diferencia entre contratista, subcontratista y cliente principal?
El contratista es la empresa contratada para realizar un trabajo. El subcontratista es la empresa a la que el contratista encarga parte de ese trabajo. El cliente es quien contrata el servicio. En este artículo puedes encontrar más detalle sobre las diferencias entre las tres figuras y su rol en la CAE.
¿Es lo mismo empresario titular que empresario principal?
No. El empresario titular es quien pone a disposición y gestiona el centro de trabajo. El empresario principal contrata o subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad que se desarrollan en su centro de trabajo. Puedes consultar las diferencias en el siguiente enlace: Diferencias entre empresario titular y empresario principal en la CAE.
Conclusión
Como has visto, la documentación CAE debe adaptarse a cada trabajo, sus riesgos y las empresas que participan en los proyectos. Definir qué documentos se necesitan y mantenerlos actualizados facilita la coordinación y permite comprobar si las empresas y los trabajadores cumplen los requisitos preventivos para empezar. Si tienes dudas, quieres asesoramiento y buscar sistemas para que la gestión documental sea rápida y sencilla, ponte en contacto con nuestro equipo.
