Una empresa de limpieza, el mantenimiento del ascensor, una reparación en el garaje, una reforma de la fachada… Por una comunidad de propietarios pueden pasar muchas empresas y profesionales a lo largo del año.
¿Hay que gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en todos esos casos?
En este artículo, te explicamos cuándo aplica la CAE en una comunidad de propietarios, qué cambia cuando hay trabajadores propios o empresas externas y qué papel puede tener el administrador de fincas en toda esta gestión.
¿Qué entendemos por CAE en una comunidad de propietarios?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) reúne las medidas necesarias para prevenir los riesgos que pueden aparecer cuando varias empresas o trabajadores autónomos trabajan en un mismo lugar o cuando una empresa desarrolla su actividad en un centro de trabajo gestionado por otra entidad.
En una comunidad de propietarios, ese centro de trabajo puede ser cualquier zona del edificio a la que accedan los trabajadores: el portal, el parking, las terrazas, los jardines o los cuartos de instalaciones.
¿Es obligatoria la CAE en las comunidades de propietarios?
Sí, una comunidad de propietarios puede estar obligada a gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) cuando contrata empresas o trabajadores autónomos que realizan trabajos en el edificio.
Las obligaciones concretas dependen de si tiene trabajadores propios, de las empresas que intervienen en los trabajos y del tipo de actividad contratada. Una obra de rehabilitación, por ejemplo, no se gestiona igual que un servicio de limpieza o mantenimiento.
A continuación, explicamos qué debe hacer la comunidad en cada caso, quién puede encargarse de la gestión y cuánto puede costar.
¿En qué casos está obligada una comunidad de propietarios a gestionar la CAE?
Como te hemos adelantado, la obligación de gestionar la CAE depende de quién trabaja en el edificio, qué actividad realiza y qué papel tiene la comunidad. Te explicamos cada caso a continuación:
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La comunidad tiene trabajadores propios
Si la comunidad tiene contratados directamente a un conserje, portero, personal de mantenimiento u otros trabajadores, actúa como empleadora y debe cumplir las obligaciones que le correspondan según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Cuando, además, entran trabajadores de otras empresas (como servicios de limpieza, mantenimiento del ascensor o reparación de instalaciones), coinciden en el lugar de trabajo y sus actividades pueden generar riesgos entre ellas, es necesaria la Coordinación de Actividades Empresariales.
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La comunidad no tiene trabajadores propios y externaliza los trabajos
Es habitual que las comunidades externalicen actividades como la limpieza, mantenimiento, jardinería, control de plagas o reparación de instalaciones.
Aunque no tenga trabajadores propios, la comunidad puede actuar como titular del centro de trabajo. En ese caso, debe informar a las empresas contratadas sobre los riesgos del edificio que puedan afectar a sus trabajadores, las medidas de prevención existentes y cómo actuar ante una emergencia.
Además, si coinciden en el edificio varias empresas o trabajadores autónomos, estos también deberán aportar información sobre los riesgos que sus actividades puedan generar o agravar, así como definir los medios de coordinación necesarios para prevenirlos.
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La comunidad realiza una obra en el edificio
Cuando una comunidad contrata una obra para el edificio, como la rehabilitación de la fachada o la instalación de un ascensor, la ley la considera promotora de la obra. Esto significa que la comunidad es quien encarga los trabajos y debe cumplir determinadas obligaciones de seguridad y salud antes y durante su ejecución.
No todas las obras ni todas las situaciones son iguales, por lo que es importante saber qué normativa se aplica en cada caso:
- Si la obra necesita proyecto: la comunidad debe asegurarse de que se elabora el estudio o estudio básico de seguridad y salud correspondiente. A partir de este documento, cada contratista debe preparar su plan de seguridad y salud antes de iniciar los trabajos.
- Si intervienen varias empresas, una empresa y trabajadores autónomos o varios trabajadores autónomos: la comunidad debe designar a un coordinador de seguridad y salud durante la ejecución. Esta obligación también puede existir en obras sin proyecto.
- Si la obra no necesita proyecto: no se elaboran el estudio ni el plan de seguridad y salud previstos para las obras con proyecto. Sin embargo, el contratista debe planificar la prevención y coordinar los trabajos con el resto de las actividades que se desarrollen en el edificio.
- Si la comunidad contrata directamente a trabajadores autónomos: tendrá la consideración de contratista respecto de esos trabajadores y esto conlleva las obligaciones detalladas en el Real Decreto 1627/1997.
Además, la comunidad debe facilitar a las empresas información sobre el edificio que pueda afectar a la seguridad: accesos, instalaciones, zonas restringidas, presencia de amianto o coincidencia con otros servicios, por ejemplo.
Como las obligaciones cambian según el tipo de obra y las empresas que intervengan, conviene determinar antes del inicio qué figuras participan y qué corresponde hacer a cada una.
¿Cómo se gestiona la CAE en una comunidad de propietarios?
Para gestionar la CAE en una comunidad de propietarios, lo ideal es seguir estos pasos:
- Identificar qué empresas o profesionales van a trabajar. Por ejemplo, empresas de limpieza, mantenimiento de ascensores, jardinería, electricidad o construcción.
- Saber qué trabajos van a realizar y dónde. No es lo mismo un mantenimiento periódico que una reparación en una terraza o una obra de rehabilitación de fachada.
- Comprobar si coincidirán trabajadores de distintas empresas. Hay que identificar si los trabajadores de la empresa contratada coincidirán con personal propio de la comunidad o con trabajadores de otras empresas.
- Intercambiar la información preventiva relacionada con los riesgos de los trabajos. Las empresas que intervienen deben disponer de la información necesaria sobre los riesgos que puedan afectar a sus trabajadores y comunicar aquellos que puedan influir sobre otras empresas concurrentes.
- Definir las medidas de coordinación entre empresas y quién se encargará de aplicarlas. Las medidas deben adaptarse a las características de los trabajos y a los riesgos existentes. Según el caso, pueden incluir el intercambio de información, instrucciones, reuniones u otros medios de coordinación.
- Mantener la información organizada y actualizada. Conviene conservar la documentación y las evidencias de la coordinación, controlar los cambios y revisar la información cuando cambien las empresas, los trabajos o las circunstancias que puedan afectar a los riesgos.
En comunidades que trabajan con varias empresas, y especialmente cuando un administrador gestiona distintos edificios, este seguimiento puede generar una carga administrativa considerable. Centralizar la información en una plataforma CAE ayuda a saber qué documentación está pendiente, qué requiere revisión y qué debe actualizarse, sin depender de correos electrónicos, hojas de cálculo y documentación impresa.
¿Cuál es la normativa sobre CAE en las comunidades de propietarios?
Para entender la normativa CAE aplicable a las comunidades de propietarios, debes consultar estas dos referencias:
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales. Su artículo 24 establece las obligaciones generales de coordinación cuando varias empresas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo.
- Real Decreto 171/2004. Desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y concreta las obligaciones de cooperación, información e instrucciones, así como los medios que pueden utilizarse para coordinar las actividades.
- Real Decreto 1627/1997. Se aplica cuando los trabajos tienen la consideración de obra de construcción y regula las obligaciones de la comunidad como promotora y de las empresas y profesionales que intervienen en la obra.
Importante: La normativa no establece una única forma de gestionar la CAE. La información, la documentación y los medios de coordinación deben adaptarse al tipo de trabajo, a sus riesgos, al número de empresas y trabajadores que intervienen y a la duración de la actividad.
Según el caso, la coordinación puede incluir el intercambio de información, reuniones, instrucciones, procedimientos específicos o la designación de una persona encargada de la coordinación. En este contexto, el uso de una plataforma CAE como MetaData permite centralizar y simplificar esta gestión.
¿Quién es responsable de la CAE en una comunidad de propietarios?
Si la comunidad tiene obligaciones en materia de Coordinación de Actividades Empresariales, es la comunidad la que debe asegurarse de que se cumplen. Sus obligaciones dependerán del papel que tenga en cada situación: empleadora, titular del centro de trabajo o promotora de una obra.
Esto no significa que tenga que realizar directamente todas las gestiones, así que puede delegar las tareas administrativas a:
- La administración de fincas.
- Profesionales especializados en prevención de riesgos laborales.
Sin embargo, ten en cuenta que delegar tareas administrativas no traslada las responsabilidades a otros. Las obligaciones legales, cuando las haya, siguen siendo de la comunidad de propietarios.
¿Qué papel tiene el administrador de fincas en la CAE?
El administrador de fincas puede encargarse de buena parte de la gestión administrativa de la CAE, siempre que estas funciones formen parte de su trabajo.
Este puede gestionar contratos, comunicar el inicio de trabajos, solicitar información o documentación, controlar vencimientos de documentos y trasladar incidencias a la presidencia o a la junta.
¿Qué pasa si no se cumplen las obligaciones de prevención y coordinación?
Incumplir las obligaciones de prevención de riesgos laborales puede tener consecuancias administrativas, civiles o incluso penales.
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece actualmente multas de:
- 45 a 2.450 euros para las infracciones leves.
- 2.451 a 49.180 euros para las graves.
- 49.181 a 983.736 euros para las muy graves.
La cuantía depende de cómo se califique la infracción y del grado de gravedad.
No obstante, gestionar correctamente la CAE no debería plantearse únicamente como una forma de evitar sanciones.
Una buena coordinación permite saber quién está trabajando, qué riesgos pueden afectar a otras personas y qué medidas se han tomado antes de comenzar los trabajos.
También permite conservar la información necesaria para acreditar cómo se ha gestionado la coordinación si más adelante surge una incidencia, una auditoría o una inspección.
¿Qué precio tiene gestionar la CAE en una comunidad de propietarios?
No existe una tarifa única para la CAE de una comunidad de propietarios. El coste depende de la complejidad de la gestión y de cómo se organice.
Entre otros factores, pueden influir:
- El número de empresas y trabajadores que trabajan habitualmente en la comunidad de propietarios.
- La frecuencia con la que se realizan trabajos y entran empresas externas.
- El volumen y tipo de documentación que hay que gestionar.
- La necesidad de hacer seguimiento de vencimientos y correcciones de documentación.
- La existencia de obras o actividades con requisitos específicos.
- Si la gestión se realiza internamente, mediante una plataforma CAE o con apoyo de un servicio externo.
También conviene valorar el coste menos visible: el tiempo dedicado a la gestión de pedir, revisar, ordenar y volver a reclamar información. Al comparar el precio de la gestión de riesgos laborales de una comunidad de propietarios, es útil valorar tanto el coste del servicio como el tiempo administrativo que requiere.
Cómo simplificar la gestión de la CAE
Con pocas empresas y trabajos esporádicos, parte de la coordinación puede gestionarse de forma manual. El problema aparece cuando empieza a aumentar el volumen de trabajo.
En estos casos, una plataforma CAE ayuda a centralizar la información y a consultar con mayor claridad qué documentación está pendiente, validada, caducada o requiere revisión.
MetaData está diseñada para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales en menos tiempo, con menos tareas manuales y más control. Permite organizar la documentación de empresas y trabajadores, hacer seguimiento de su estado documental y reducir parte del trabajo repetitivo asociado a la gestión documental.
Además de la plataforma, MetaData ofrece configuración, formación y soporte para facilitar la puesta en marcha y ayudar a resolver dudas durante el uso.
Conclusión: la CAE también afecta a las comunidades de propietarios
Como has podido ver, una comunidad puede tener obligaciones de CAE cuando cuenta con trabajadores propios, contrata empresas externas o realiza una obra. Y para gestionarla correctamente, hay que saber quién va a trabajar en la comunidad, qué actividad realizará y qué riesgos deben tenerse en cuenta. A partir de ahí, se puede determinar qué información hay que intercambiar y qué medidas de coordinación son necesarias.
Para hacer todo esto más sencillo, plataformas como MetaData te ayudan a centralizar la documentación, controlar que todo está en orden y reducir las tareas manuales. Solicita una demostración y descubre cómo simplificar la gestión de la CAE en tu comunidad de propietarios.
